Раздел «Документы» в карточке выглядит формальностью до момента, когда карточку блокируют из-за несовпадения кода или отклоняют номер, введённый с точкой вместо тире. Проверку ведёт ведомство, где зарегистрирована бумага, и правила там жёсткие. Разбираем по инструкции портала: какие типы принимают, какие статусы считаются действующими, три способа загрузки, сроки проверки и причины отказа.
Кому эта статья не подходит. Здесь про товарные документы продавца. Если вы ищете подарочный сертификат площадки или код для его активации, это другая тема. Оформление самих бумаг тоже за рамками: площадка сертификацию не проводит, договоры продавцы заключают напрямую с центрами сертификации.
Оговорка про актуальность. Состояние на 6 сентября 2026 года. Инструкция портала обновлена 1 сентября 2026 года, то есть перед вступлением новых требований. Юридическая часть здесь пересказана по инструкции площадки и не заменяет консультацию: обязательность подтверждения соответствия для конкретного товара определяет аккредитованный орган по сертификации.
Сначала про риск: два способа потерять карточку
Первый: наступает 1 октября. По формулировке инструкции, с этой даты действует федеральный закон об отдельных вопросах регулирования платформенной экономики, и если для товара обязательны разрешительные документы, их реквизиты нужно указать в карточке. Что меняется для продавца в целом и когда хватает отказного письма, разбирали в материале про отказное письмо.
Второй: несовпадение кодов. Для проверки сертификата или декларации в карточке нужно указать ТН ВЭД или ОКПД2, и они должны совпадать с кодом в самом документе. Инструкция предупреждает прямо: если данные не указать или они не совпадут, карточка не пройдёт проверку и будет заблокирована. Заодно учтите, что внесённые коды с описанием группы товара видны покупателю на витрине. Где ещё в карточке легко промахнуться с обязательными полями, разбирали в материале про карточку товара на Wildberries.
Что принимают и что загружать нельзя
Список принимаемого закрытый: сертификаты и декларации о соответствии, свидетельство о государственной регистрации, регистрационные удостоверения на медицинские изделия и на лекарственные препараты, а также данные о регистрации агрохимиката и пестицида. Все они подтверждают безопасность товара. Инструкция ссылается на закон о защите прав потребителей и закон о техническом регулировании, а последствия торговли без обязательного подтверждения описывает как штрафы, изъятие товара и запрет на продажу.
Отдельно назван список того, чего в карточке быть не должно: отказные письма, отрицательные решения по сертификации и добровольные сертификаты соответствия. На Ozon набор принимаемых бумаг и порядок проверки свои, их разбирали в материале про документы на товар для Ozon.
Вместо загрузки таких бумаг предусмотрена галочка «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются». Ставя её, продавец подтверждает, что подтверждение соответствия для товара не нужно. Это ровно та развилка, на которой чаще всего ошибаются: отказное письмо остаётся полезной бумагой для проверяющих и контрагентов, но в карточку его не грузят.
Допустимые статусы: действующий не значит только «действует»
Ведомство проверяет не только номер, но и состояние бумаги. Принимаются такие статусы:
| Тип | Допустимый статус |
|---|---|
| Сертификаты и декларации о соответствии | «Действует», «архивный», «продлён», «возобновлён» |
| Свидетельство о государственной регистрации | «Подписан и действует» |
| Удостоверение на медизделия | «Действует» |
| Удостоверение на лекарства | для ГРЛС: «действующий», «выдано по правилам ЕАЭС», «действует, на подтверждении государственной регистрации», «действует, в иностранных упаковках»; для ЕАЭС: «зарегистрировано» |
| Регистрация агрохимиката | «Действует» |
| Регистрация пестицида | «Действует» |
Полезная деталь: у сертификатов и деклараций проходит даже архивный статус. То есть бумага, которая перестала выдаваться в новой форме, всё ещё может закрывать карточку.
Формат номера: где теряются попытки
Номера имеют жёсткие маски. У зарегистрированных в Росаккредитации это конструкции вида «ЕАЭС RU С-ХХ.ББ00.А.00000/ZZ» для сертификатов и «ЕАЭС N RU Д-ХХ.ББ00.А.00000/ZZ» для деклараций, где латинские и русские буквы, цифры и две последние цифры года стоят на строго своих местах. У Белорусского института стандартизации маски свои, и они менялись с 1 марта 2021 года.
Правила ввода из инструкции:
- заглавные буквы кириллицей или латиницей и арабские цифры, разделённые пробелами, тире или точками;
- буквы ЕАЭС, ТС или РОСС в начале номера указываются в том же поле «Номер»;
- даты начала и окончания в формате две цифры на день и месяц, четыре на год;
- для бессрочного ставится отдельная галочка.
Для сертификатов и деклараций из Росаккредитации система подсказывает продолжение номера, если первые символы введены верно. Это и есть самый быстрый способ поймать опечатку.
Ошибки, из-за которых номер не принимается
Инструкция перечисляет их прямо, и все они про невнимательность:
| Ошибка | Что происходит |
|---|---|
| Номер введён не полностью | в реестре ничего не находится |
| Перепутана раскладка клавиатуры | русская и латинская буквы выглядят одинаково, но код разный |
| Строчные буквы вместо заглавных | формат номера не совпадает |
| Лишние знаки препинания | запятые и двоеточия в номерах не используются |
| В поле сертификата введён номер декларации | тип и номер должны соответствовать друг другу |
| Вместо сертификата указан номер СГР, отказного или добровольного | этим полем такое не принимается |
| Тип отсутствует в списке поддерживаемых | проверка не пройдёт |
Три способа добавить документы
| Способ | Когда подходит | Как |
|---|---|---|
| Единично | несколько карточек | «Товары и цены» → «Карточка товара» → раздел «Документы» → «Добавить» |
| Массово | много товаров | отметить карточки галочками → «Редактировать» → колонка «Сертификаты и декларации» |
| Через XLSX | много товаров и удобнее в таблице | отметить карточки → «Редактировать» → «Excel» → «Выгрузить в Excel», заполнить раздел «Документы» и загрузить обратно |
Лимит один на все способы: до 20 документов каждого типа на карточку. В массовом режиме доступна и галочка об отсутствии необходимости, если для категории она предусмотрена.
Проверка: кто её делает и сколько ждать
Проверку делает ведомство, в котором документ зарегистрирован, и занимает она обычно около трёх рабочих дней. Площадка выступает передаточным звеном, поэтому спорить с результатом в её поддержке бессмысленно: расхождение ищут в самой бумаге и в данных карточки.
Результат виден в двух местах. В списке карточек появляется галочка на цветном фоне:
| Цвет | Что означает |
|---|---|
| Зелёный | хотя бы одна проверка пройдена |
| Серый | всё ещё на проверке |
| Красный | хотя бы одна проверка провалена |
Причин отказа в подсказке две: записи не существует, что обычно означает ошибку в данных, либо она недействительна. После исправления данные сохраняются и уходят на повторную проверку. Статус по каждой позиции отдельно виден внутри карточки, в разделе «Документы».
Как понять, нужен ли документ вообще
Инструкция называет четыре источника для проверки:
- постановление Правительства РФ № 2425;
- действующие технические регламенты ЕАЭС;
- перечень товаров, подлежащих государственной регистрации;
- решение Комиссии Таможенного союза № 526.
И добавляет разумное: чтобы точно определить, обязательно ли подтверждение соответствия и какая именно бумага нужна, следует обратиться в аккредитованный орган по сертификации. Определять по названию категории на глаз здесь не работает.
Подтверждение соответствия не отменяет обязательной маркировки, это два разных режима: какие товары маркируют и почему одной даты недостаточно, разбирали в материале про Честный ЗНАК.
Чек-лист перед загрузкой
| Что проверить | Зачем |
|---|---|
| ТН ВЭД и ОКПД2 в карточке | без совпадения с кодом в бумаге товар блокируют |
| Тип в списке поддерживаемых | иначе проверка не пройдёт |
| Статус в реестре | у сертификатов проходит и архивный |
| Полноту номера и раскладку | самая частая причина отказа |
| Соответствие поля и типа | номер декларации в поле сертификата не примут |
| Даты действия или галочку бессрочности | пустые даты тормозят проверку |
| Галочку «документы не требуются» | она заменяет загрузку отказного письма |
| Цвет галочки в списке карточек | красная означает отказ |
Что путают чаще всего
| Утверждение | Как на самом деле |
|---|---|
| «Отказное письмо надо загрузить в карточку» | его загружать не нужно, для этого есть отдельная галочка |
| «Документы проверяет площадка» | проверяет ведомство регистрации, площадка только передаёт данные |
| «Архивный сертификат не подойдёт» | для сертификатов и деклараций архивный статус допустим |
| «Достаточно указать номер» | без совпадения ТН ВЭД или ОКПД2 карточка не пройдёт проверку |
| «Один документ можно указать на любую карточку» | коды в бумаге и в товаре обязаны совпасть |
| «Проверка мгновенная» | обычно около трёх рабочих дней |
| «Добровольный сертификат тоже подойдёт» | в список принимаемых он не входит |
| «Документов можно добавить сколько угодно» | до двадцати каждого типа |
Что запомнить
- С 1 октября реквизиты обязательных разрешительных документов должны быть в карточке товара.
- Принимаются шесть типов документов, отказные письма и добровольные сертификаты в их число не входят.
- Если документы не нужны, ставится галочка, а не загружается отказное письмо.
- ТН ВЭД или ОКПД2 в карточке обязаны совпадать с кодом в документе, иначе следует блокировка.
- У сертификатов и деклараций допустимы статусы «действует», «архивный», «продлён» и «возобновлён».
- Номер вводится по маске: заглавные буквы, цифры, разделители только пробел, тире или точка.
- Проверку делает ведомство регистрации, обычно около трёх рабочих дней.
- Цвет галочки в списке карточек показывает состояние: зелёный, серый или красный.
Источники
- Инструкция портала продавца Wildberries «Разрешительные документы», обновлена 01.09.2026: перечень из шести принимаемых типов, требование указывать реквизиты с 1 октября по закону о платформенной экономике, запрет на загрузку отказных писем, отрицательных решений и добровольных сертификатов, галочка об отсутствии такой необходимости, требование совпадения ТН ВЭД и ОКПД2 и блокировка карточки при расхождении, маски номеров для Росаккредитации и Белорусского института стандартизации, таблица допустимых статусов по типам, три способа добавления и лимит двадцати штук каждого типа, проверка ведомством регистрации около трёх рабочих дней, цветовые статусы и две причины отказа, четыре источника для проверки обязательности. Сверено 06.09.2026.
- Инструкция портала продавца Wildberries «Как оформить разрешительные документы в сервисе WB Сертификация»: площадка сертификацию не проводит и ничего от своего имени не оформляет, договоры заключаются напрямую между продавцами и центрами сертификации. Сверено 06.09.2026.
Материал справочный и не является юридической консультацией. Перечни товаров и требования меняются, поэтому обязательность подтверждения соответствия для конкретного товара уточняйте в аккредитованном органе, а порядок загрузки сверяйте с действующей редакцией инструкции.